راهنمای دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر قانونی

در ابتدای سال ۱۴۰۴، یکی از بزرگ‌ترین تغییرات در سیستم مالیاتی کشور آغاز شد: حذف دفاتر کاغذی قانونی و جایگزینی آن‌ها با دفاتر الکترونیکی. این تحول مهم به‌دلیل نیاز به ساده‌سازی فرآیندهای مالیاتی، افزایش شفافیت و کاهش هزینه‌های اضافی به‌ویژه در مواردی مثل چاپ، ارسال و بایگانی اسناد صورت گرفته است. یکی از اولین گام‌های این فرایند دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر است. این کد، همچون کلید ورود به سامانه‌های مالیاتی، برای انجام ثبت دفاتر به‌صورت الکترونیکی ضروری است و بدون آن هیچ‌گونه اقدامی در ثبت رسمی دفاتر امکان‌پذیر نخواهد بود.

کد رهگیری پلمپ دفاتر چیست؟

کد رهگیری پلمپ دفاتر یک شناسه منحصربه‌فرد است که هنگام ثبت درخواست پلمپ دفاتر الکترونیکی قانونی در سامانه ثبت شرکت‌ها به شما اختصاص می‌یابد. این کد به‌عنوان تایید رسمی و قانونی برای دفاتر مالی شما عمل می‌کند و صحت و اعتبار دفاتر الکترونیکی را تضمین می‌کند.

برای دریافت این کد،  وارد سامانه ثبت شرکت‌ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir شوید و درخواست پلمپ دفاتر را ثبت کنید. پس از تکمیل اطلاعات و پرداخت هزینه‌های مربوطه، سامانه به‌طور خودکار یک کد رهگیری به شما اختصاص می‌دهد. این کد در مراحل بعدی، به‌ویژه در هنگام بارگذاری فایل اکسل دفاتر قانونی در سامانه مالیاتی، به‌عنوان شناسه اصلی برای اتصال دفاتر به سیستم مالیاتی عمل می‌کند.

بدون دریافت این کد، فرآیند ثبت دفاتر قانونی شما ناقص خواهد بود و امکان ارسال اطلاعات به سامانه مالیاتی وجود نخواهد داشت. این کد همچنین به شما امکان می‌دهد تا وضعیت درخواست خود را پیگیری کنید و در صورت نیاز به اصلاح اطلاعات، از آن برای ویرایش و به‌روزرسانی استفاده نمایید.

در واقع، کد رهگیری پلمپ دفاتر، نقطه ورود شما به فرآیند رسمی پلمپ دفاتر قانونی الکترونیکی است و بدون آن، امکان تکمیل فرآیند پلمپ وجود ندارد.

چه کسانی مشمول دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر قانونی هستند؟

دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر قانونی برای ثبت دفاتر تجاری و رعایت قوانین مالیاتی ضروری است. این کد تنها برای گروه خاصی از مودیان مالیاتی صادر می‌شود. در این بخش، توضیح می‌دهیم که چه کسانی باید این کد را دریافت کنند

1. اشخاص حقوقی:

تمامی شرکت‌ها، مؤسسات، تعاونی‌ها و نهادهای ثبت‌شده در اداره ثبت شرکت‌ها باید دفاتر قانونی خود را پلمپ کنند. برای این کار، دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر برای آن‌ها الزامی است. این کد، به‌عنوان تأیید رسمی ثبت دفاتر در سامانه ثبت شرکت‌ها، در ادامه فرآیند برای ارسال دفاتر به سازمان امور مالیاتی ضروری است. به‌عبارت دیگر، هر شرکتی که فعالیت اقتصادی رسمی دارد باید این کد را دریافت کند تا دفاتر مالی‌اش به‌صورت قانونی ثبت و تأیید شود.

2. اشخاص حقیقی گروه اول:

طبق قوانین مالیاتی، اشخاص حقیقی نیز به گروه‌های مختلف تقسیم شده‌اند. گروه اول شامل افرادی است که حجم معاملات بالاتری دارند یا در مشاغل خاص فعالیت می‌کنند. این افراد موظف به دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر الکترونیکی هستند.

شرایط و الزامات قانونی:

برای دریافت کد رهگیری، مودی باید ابتدا در سامانه ثبت شرکت‌ها ثبت‌نام کند و اطلاعات هویتی و مالیاتی خود را به‌طور دقیق وارد کند. همچنین، کد رهگیری پرونده مالیاتی باید معتبر باشد و مودی باید تمامی شرایط قانونی را رعایت کند. در غیر این صورت، امکان دریافت کد رهگیری وجود ندارد. سامانه‌های مالیاتی به‌طور خودکار اطلاعات واردشده را اعتبارسنجی کرده و فقط به مودیان واجد شرایط کد رهگیری می‌دهند.

نحوه دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر قانونی

برای دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر قانونی، مودیان مالیاتی باید از سامانه رسمی ثبت شرکت‌ها استفاده کنند. این فرآیند شامل چند مرحله است که باید به‌دقت انجام شود. مراحل دریافت کد رهگیری:

1. ورود به سامانه ثبت شرکت‌ها

ابتدا باید به آدرس سامانه ثبت شرکت‌ها مراجعه کنید. این سامانه همان‌طور که از نامش پیداست، برای ثبت شرکت‌ها و پلمپ دفاتر قانونی به‌کار می‌رود.

2. ثبت‌نام و ورود اطلاعات اولیه

پس از ورود به سامانه، گزینه‌ی پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی را انتخاب کنید. در این مرحله، اطلاعات زیر را باید وارد کنید:

• برای اشخاص حقیقی:
  • شماره ملی
  • شماره رهگیری پرونده مالیاتی (که از سامانه مالیاتی my.tax.gov.ir دریافت می‌شود)
  • اطلاعات شناسنامه‌ای (نام، نام خانوادگی، تاریخ تولد)
  • اطلاعات تماس (شماره تلفن همراه و ثابت)
  • تعیین سال مالی موردنظر (سال مالی جاری یا سال مالی آتی)
• برای اشخاص حقوقی:
  • شناسه ملی شرکت
  • شماره ثبت شرکت
  • کد پستی محل شرکت یا دفتر مرکزی
  • شماره رهگیری پرونده مالیاتی شرکت
  • مشخصات امضاکننده اظهارنامه (نام، شماره ملی، تاریخ تولد)

3. بررسی و تایید اطلاعات

پس از وارد کردن اطلاعات لازم، متن رسمی اظهارنامه پلمپ دفاتر به شما نمایش داده می‌شود. شما باید متن را مطالعه کرده و تأیید کنید که اطلاعات واردشده صحیح است. پس از تأیید، گزینه پذیرش نهایی را انتخاب کنید.

4. دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر

بعد از تأیید نهایی اظهارنامه، سامانه به شما یک کد رهگیری اختصاص می‌دهد. این کد به‌عنوان شناسه رسمی شما در فرآیند پلمپ دفاتر الکترونیکی محسوب می‌شود. پس از دریافت این کد، دیگر نیازی به پیگیری یا استعلام کد نخواهد بود، زیرا این کد به‌طور خودکار به سامانه مالیاتی ارسال می‌شود و در تمامی مراحل بعدی از جمله بارگذاری فایل‌های دفاتر قانونی، به‌کار می‌رود.

نکات مهم هنگام دریافت کد رهگیری:

• اطمینان از صحت اطلاعات: قبل از ارسال اطلاعات، حتماً مطمئن شوید که تمام جزئیات به‌درستی وارد شده‌اند.
• ذخیره کد رهگیری: این کد در تمامی مراحل بعدی فرآیند، از جمله ارسال فایل‌های دفاتر قانونی و پیگیری وضعیت آن‌ها ضروری است، بنابراین باید آن را ذخیره کرده و در دسترس داشته باشید.
• استفاده از سامانه‌های معتبر: فقط از سامانه‌های رسمی برای دریافت کد رهگیری استفاده کنید تا از بروز مشکلات امنیتی و قانونی جلوگیری شود.

مراحل بارگذاری فایل دفاتر قانونی در سامانه مالیاتی

پس از دریافت کد رهگیری پلمپ دفاتر و آماده‌سازی اطلاعات مالی به‌صورت فایل اکسل، نوبت به بارگذاری این اطلاعات در سامانه مالیاتی می‌رسد. این فرآیند شامل چند مرحله اساسی است که باید دقیق و مطابق با دستورالعمل‌های تعیین‌شده انجام شود.

1. ورود به سامانه مالیاتی

برای شروع فرآیند بارگذاری، ابتدا باید به آدرس سامانه مالیاتی my.tax.gov.ir وارد شوید. این سامانه برای ارسال اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی و انجام تمامی فعالیت‌های مالیاتی مرتبط به کار می‌رود.

2. انتخاب گزینه دفاتر تجاری الکترونیکی

پس از ورود به سامانه، از منوی سمت راست یا صفحه اصلی، گزینه‌ی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب کنید. این بخش مخصوص بارگذاری اطلاعات دفاتر قانونی است.

3. انتخاب نوع فایل

در این مرحله، شما باید نوع فایل خود را انتخاب کنید. فایل‌ها باید یکی از دو فرمت زیر داشته باشند:

• Excel: اگر فایل شما کمتر از ۱۰۰۰ ردیف داده دارد.
• CSV: اگر فایل شما بیش از ۱۰۰۰ ردیف داده دارد. برای انتخاب این گزینه، نوع جداکننده (Delimiter) باید بر روی “کاما (,) ” تنظیم شود.

4. وارد کردن اطلاعات تکمیلی

قبل از بارگذاری فایل، برخی اطلاعات تکمیلی باید وارد شوند:

• سال مالیاتی: سال مالیاتی که دفاتر مربوط به آن سال پلمپ شده است (مثلاً ۱۴۰۴).
• کد رهگیری پلمپ دفاتر: کدی که از سامانه ثبت شرکت‌ها دریافت کرده‌اید.
• تاریخ پایان گردش حساب‌ها: آخرین تاریخ موجود در فایل اکسل (برای مثال ۱۴۰۴/۱1/۲8).
• تاریخ شروع گردش حساب‌ها: این تاریخ به‌صورت خودکار و بر اساس سال مالی پلمپ شده تنظیم می‌شود.

5. انتخاب و بارگذاری فایل

بعد از وارد کردن اطلاعات تکمیلی، فایل اکسل یا CSV خود را انتخاب کرده و بارگذاری کنید. سامانه بعد از بارگذاری، به‌طور خودکار ۱۰ سطر اول از فایل شما را به‌عنوان پیش‌نمایش نمایش می‌دهد تا شما بتوانید از صحت اطلاعات مطمئن شوید.

6. بررسی پیش‌نمایش و ارسال نهایی

پس از مشاهده پیش‌نمایش و بررسی صحت داده‌ها، شما باید روی گزینه ارسال نهایی کلیک کنید. این مرحله به معنای تأیید نهایی فایل و ارسال آن به سازمان امور مالیاتی است.

7. پیگیری وضعیت بارگذاری

پس از ارسال، وضعیت فایل در سامانه به‌صورت بارگذاری موفق یا در حال پردازش نمایش داده می‌شود. در صورتی که مشکلی در فایل وجود داشته باشد، سیستم با نشان دادن علامت هشدار (!) دلایل خطا را اعلام می‌کند. شما می‌توانید فایل اصلاح‌شده را مجدداً بارگذاری کنید.

نحوه پر کردن فایل اکسل دفاتر قانونی، به صورت دستی یا با نرم‌افزار حسابداری

برای ثبت دفاتر قانونی به صورت الکترونیکی، باید اطلاعات مالی سالانه خود را در قالب یک فایل اکسل آماده و در سامانه مالیاتی بارگذاری کنید. این فایل باید طبق قالب و فرمت مشخصی که سازمان امور مالیاتی ارائه کرده، تکمیل شود. حالا سوال اینجاست که چطور این فایل را پر کنیم؟ دو راه اصلی وجود دارد:
اگر کسب‌وکار کوچکی دارید یا نرم‌افزار حسابداری تخصصی در اختیار ندارید، می‌توانید فایل اکسل را به صورت دستی پر کنید. در این روش باید دقت بالایی در ثبت اطلاعات داشته باشید.کوچک‌ترین خطا ممکن است باعث رد فایل شما شود.

راه بهتر و سریع‌تر استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری است که قابلیت خروجی گرفتن فایل اکسل با فرمت مورد تایید سازمان مالیاتی را دارند. این نرم‌افزارها با حفظ نظم و دقت در اطلاعات، خطاهای انسانی را کاهش داده و فرایند تهیه و بارگذاری دفاتر را بسیار ساده‌تر می‌کنند.نرم افزار حسابداری کاریا حساب یکی از نرم افزارهای حسابداری است که این قابلیت را برای کاربران خود ایجاد کرده است.شما میتوانید تنها با یک کلیک از دفاتر قانونی خود خروجی اکسل دریافت کنید و فایل استاندارد اکسل را در سامانه آپلود کنید.جهت کسب اطلاعات بیشتر به وبسایت کاریا حساب به نشانی https://kariyahesab.com مراجعه نمائید.