برای بسیاری از مدیران، فروش زمانی به پایان می‌رسد که مشتری پول را پرداخت کند و کالا یا خدمت را تحویل بگیرد. اما پشت هر معامله، مجموعه‌ای از اطلاعات وجود دارد که باید درست ثبت، بررسی و نگهداری شود. اگر این اطلاعات میان واحد فروش، حسابداری و نرم‌افزارهای مختلف هماهنگ نباشد، حتی یک فروش موفق هم می‌تواند به شروع چند روز پیگیری و اصلاح تبدیل شود.
سامانه مؤدیان توجه کسب‌وکارها را بیش از گذشته به این بخش از فعالیت مالی جلب کرده است. بااین‌حال، مسئله فقط کار کردن با یک سامانه نیست؛ پرسش اصلی این است که اطلاعات هر معامله از لحظه ثبت سفارش تا صدور و پیگیری صورتحساب، چه مسیری را طی می‌کند و چه کسی مسئول صحت آن است.
وقتی فروش و حسابداری دو روایت متفاوت دارند
تصور کنید کارشناس فروش، سفارش مشتری را با یک نام تجاری ثبت کرده، اطلاعات خریدار در حسابداری با نام دیگری ذخیره شده و تخفیف نهایی نیز فقط در پیام‌های ردوبدل‌شده میان طرفین آمده است. هنگام آماده‌سازی صورتحساب، حسابدار باید این اطلاعات پراکنده را کنار هم بگذارد و تشخیص دهد کدام نسخه معتبر است.
مشکل از همین‌جا آغاز می‌شود: اطلاعات ضروری معامله، به‌جای آنکه در یک مسیر مشخص ثبت شوند، به حافظه افراد و جست‌وجو در پیام‌ها وابسته‌اند.
این وضعیت در روزهای شلوغ، زمان افزایش سفارش‌ها یا هنگام جابه‌جایی کارکنان بیشتر خود را نشان می‌دهد. هرچه حجم فروش بالاتر برود، هزینه اصلاح این ناهماهنگی‌ها نیز افزایش پیدا می‌کند.
نظم مالی از زمان دریافت سفارش آغاز می‌شود
بهبود فرایند صدور صورتحساب، لزوماً با خرید نرم‌افزار جدید شروع نمی‌شود. نخست باید مشخص شود چه اطلاعاتی برای ثبت هر معامله لازم است، چه کسی آن‌ها را دریافت می‌کند و در کدام مرحله بررسی می‌شوند.
برای مثال، می‌توان پیش از نهایی‌شدن سفارش، کامل‌بودن اطلاعات خریدار را کنترل کرد. مبلغ نهایی، تخفیف و شرح کالا یا خدمت نیز باید در محل مشخصی ثبت شوند تا واحد مالی برای یافتن آن‌ها به چند نفر مراجعه نکند.
چنین تغییراتی ساده به نظر می‌رسند، اما یک نتیجه مهم دارند: خطا در نزدیک‌ترین نقطه به زمان ایجاد آن شناسایی می‌شود؛ زمانی که دسترسی به مشتری و جزئیات معامله آسان‌تر است.
ارسال صورتحساب، تنها مرحله کار نیست
در طراحی فرایند داخلی، باید میان «آماده‌سازی»، «ارسال» و «بررسی نتیجه» تفاوت قائل شد. اگر مسئولیت کارکنان فقط تا فشردن دکمه ارسال تعریف شده باشد، پیگیری موارد نیازمند بررسی ممکن است به تعویق بیفتد.
بهتر است فرد مشخصی مسئول کنترل نتیجه ارسال و پیگیری مغایرت‌ها باشد. همچنین، موارد حل‌نشده باید در فهرستی روشن ثبت شوند تا با تغییر شیفت، مرخصی یا افزایش حجم کار فراموش نشوند.
مدیر نیز به گزارشی نیاز دارد که نشان دهد کدام کارها تکمیل شده‌اند و کدام موارد همچنان به اقدام نیاز دارند. تعداد صورتحساب‌های آماده‌شده، به‌تنهایی تصویر کاملی از وضعیت فرایند ارائه نمی‌دهد.
پیش از تکرار خطا، نقاط آسیب‌پذیر را بشناسید
بخشی از مشکلات اجرایی زمانی آشکار می‌شوند که یک اشتباه چند بار تکرار شده و اصلاح آن زمان قابل‌توجهی گرفته است. مرور خطاهای رایج می‌تواند به مدیران کمک کند زودتر سراغ بررسی فرایندهای داخلی بروند.
در همین زمینه، مطلب سامانه مؤدیان برای کسب‌وکارها؛ ۷ اشتباه رایج در وب‌سایت میخک، موضوعی مرتبط برای مطالعه مدیران، صاحبان کسب‌وکار و مسئولان مالی است.
هنگام مرور این موضوع، خوب است مسیر یک فروش واقعی را در مجموعه خود بررسی کنید: اطلاعات مشتری کجا ثبت می‌شود؟ تغییر مبلغ سفارش چگونه به حسابداری می‌رسد؟ مسئول پیگیری نتیجه ارسال چه کسی است؟ پاسخ این پرسش‌ها می‌تواند نقاط مبهم فرایند را آشکار کند.
فرایندی بسازید که با رشد فروش هم کار کند
روشی که برای چند سفارش روزانه قابل‌مدیریت است، ممکن است در حجم بالاتر به گلوگاه تبدیل شود. وابستگی به یک کارمند، ثبت دستی مکرر اطلاعات و نبود مسئول مشخص برای پیگیری، از مسائلی هستند که بهتر است پیش از رشد حجم معاملات بررسی شوند.
برای شروع، نیازی به تغییر همه فرایندها نیست. مسیر یک سفارش را از ابتدا تا انتها بنویسید، محل تحویل اطلاعات میان افراد را مشخص کنید و برای هر مرحله مسئول تعیین کنید. سپس ببینید بیشترین تأخیر یا دوباره‌کاری در کدام نقطه رخ می‌دهد.
فروش زمانی برای مدیر قابل‌پیگیری‌تر می‌شود که اطلاعات آن نیز به‌اندازه دریافت پول و تحویل سفارش جدی گرفته شود. این نظم، وقت کارکنان را برای رسیدگی به مشتری و انجام کارهای اصلی آزاد می‌کند و تصویر روشن‌تری از عملیات روزانه در اختیار مدیریت می‌گذارد.
رشد فروش!
برای ارزیابی اینکه فرایند صدور صورتحساب تا چه اندازه توان پاسخ‌گویی به رشد فروش را دارد، سه شاخص را به‌صورت دوره‌ای اندازه‌گیری کنید: «زمان چرخه»، از تکمیل اطلاعات سفارش تا تأیید نهایی صورتحساب؛ «نرخ انجام صحیح در بار اول»، یعنی سهم صورتحساب‌هایی که بدون اصلاح یا ارسال مجدد تکمیل می‌شوند؛ و «تعداد پرونده‌های باز»، یعنی مواردی که هنوز به نتیجه نهایی نرسیده‌اند. در تحلیل ظرفیت، رابطه شناخته‌شده «قانون لیتل» نیز کاربرد دارد: در یک فرایند با ثبات نسبی، متوسط تعداد کارهای در جریان برابر است با نرخ متوسط تکمیل کار ضرب‌در متوسط زمان حضور هر کار در فرایند. بنابراین، اگر حجم سفارش‌ها افزایش یابد اما ظرفیت پردازش و کیفیت اطلاعات متناسب با آن بهبود پیدا نکند، صف کارهای معطل و زمان رسیدگی می‌تواند افزایش یابد. بررسی هم‌زمان این سه شاخص کمک می‌کند رشد واقعی ظرفیت را از افزایش فعالیتی که با تأخیر و دوباره‌کاری همراه است، تشخیص دهید.